Privacy statement

Verwerking persoonsgegevens

De volledige tekst van de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Verzekeraars kunt u raadplegen via de website van het Verbond van Verzekeraars. U kunt de Gedragscode ook opvragen bij het Verbond van Verzekeraars (Postbus 93450, 2509 AL Den Haag, telefoonnummer 070-333 85 00).

Waar in dit privacy statement wordt gesproken over ‘wij’, ‘ons’, ‘onze’ bedoelen we TAF. TAF is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

Welke gegevens verwerken wij?

TAF en de verzekeraar verwerken persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.
Wij verwerken voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, beroep, bankrekeningnummer en eventuele overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld bij het indienen van een aanvraag of een claim, in correspondentie en telefonisch. Wij verwerken in voorkomende gevallen de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u: gezondheidsgegevens, strafrechtelijk verleden, burgerservicenummer, kopie van uw identiteitsbewijs.

De verzekeraar kan uw (medische) persoonsgegevens gebruiken voor zover dit noodzakelijk is voor het aangaan en uitvoeren van uw verzekering. Of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wilt u meer weten over het gebruik van uw (medische) persoonsgegevens door de verzekeraar? Bekijk dan de privacyverklaring op de website van de verzekeraar. Wie uw verzekeraar is, staat op uw polisblad of kunt u lezen in uw polisvoorwaarden.

TAF verwerkt tevens persoonsgegevens over u als u bij ons solliciteert. Wij verwerken voor- en achternaam, adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, beroep en eventuele overige persoonsgegevens die u actief verstrekt.

TAF verwerkt tevens persoonsgegevens over u als u bij ons een aanstelling aanvraagt als tussenpersoon. Wij verwerken voor- en achternaam, geslacht , adresgegevens, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres van de beleidsbepaler en contactpersoon. Van de UBO’s verwerken wij voorletters, achternaam, geslacht, adresgegevens, nationaliteit en geboortedatum. 

TAF verwerkt tevens van derden (zoals leveranciers, zakelijke partners en andere derde partijen) persoonsgegevens. De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn die van de contactpersoon van deze derde partij. Wij verwerken voor- en achternaam van de contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer en eventuele overige persoonsgegevens die door de derde actief worden verstrekt. 
 

Voor welke doeleinden worden gegevens verwerkt?

Bij de aanvraag van een verzekering of een financiële dienst vragen wij u om persoonsgegevens. Deze gegevens gebruiken wij voor het aangaan en uitvoeren van uw verzekeringsovereenkomst of financiële dienst, voor het aangaan of uitvoeren van een andere verzekering van dezelfde soort bij TAF, voor het beheren van de daaruit voortvloeiende relaties, voor activiteiten gericht op de vergroting van het klantenbestand, voor statistische analyses, voor audits, om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen en in het kader van het waarborgen van de veiligheid en integriteit van de financiële sector, onze organisatie, medewerkers en cliënten.

Persoonsgegevens die naar aanleiding van een sollicitatie zijn verkregen, worden uitsluitend verwerkt in het kader van de sollicitatie / het aangaan van een mogelijk dienstverband bij TAF. 

Persoonsgegevens die naar aanleiding van een aanstelling als tussenpersoon zijn verkregen, worden uitsluitend verwerkt in het kader van de samenwerking met de tussenpersoon.

Persoonsgegevens van derden die worden verwerkt, zoals bijvoorbeeld een leverancier, worden uitsluitend verwerkt in het kader waartoe deze zijn verkregen.
 

Hoe lang bewaren we gegevens?

TAF zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Als er zeven jaar zijn verstreken sinds uw verzekering is beëindigd, opgezegd of geannuleerd of uw claim of klacht afgehandeld is, worden de persoonsgegevens geblokkeerd in onze polisadministratie. Elektronische communicatie wordt na zeven jaar geblokkeerd. Voor eventuele juridische geschillen en voor fraudepreventiedoeleinden na deze termijn, zijn de gegevens en elektronische communicatie opgeslagen in een archief. Dit archief is zeer beperkt toegankelijk.

Als u bij TAF heeft gesolliciteerd en de sollicitatieprocedure is afgerond dan worden uw persoonsgegevens direct verwijderd. Dit geldt uiteraard niet als u na de sollicitatieprocedure bij ons in dienst treedt.

Persoonsgegevens die zijn ontvangen in het kader van een aanstelling en/of andere zakelijke samenwerking, worden niet langer bewaard dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor deze gegevens worden verzameld. De persoonsgegevens worden zeven jaar na beëindiging van de aanstelling c.q. samenwerking verwijderd. 

Delen met anderen

TAF deelt uw persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. In het aanvraagproces kunnen uw gegevens worden voorgelegd aan een andere verzekeraar waar wij mee samenwerken, bijvoorbeeld als uw aanvraag is afgewezen door de verzekeraar van uw eigen keuze. Uw adviseur ontvangt een polisblad met eventuele dekkingsbeperkende clausules. Voor de verwerking van eventuele IDEAL-betalingen maken wij gebruik van Mollie. In dit kader worden persoonsgegevens gedeeld met Mollie en aan haar gelieerde ondernemingen.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Het is mogelijk dat persoonsgegevens worden doorgegeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte. TAF zal erop toezien dat een dergelijke doorgifte in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving. TAF blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Premieachterstand kunnen wij uit handen geven aan een incassobureau, dat uw gegevens gebruikt voor een kredietwaardigheidsbeoordeling. Daarnaast verstrekt TAF uw persoonsgegevens aan andere derden. Dit doen wij alleen met uw nadrukkelijke toestemming.

Als u bij ons heeft gesolliciteerd, dan worden uw gegevens niet met derden gedeeld. Ook gegevens die gedeeld zijn voor een aanstelling alsmede andere zakelijke doeleinden worden niet met derden gedeeld.

In kaart brengen websitebezoek

TAF gebruikt verschillende soorten cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn:
•    Noodzakelijke cookies: Deze zorgen ervoor dat de website goed werkt, zoals bijvoorbeeld basisfuncties als paginanavigatie en toegang tot beveiligde gedeelten van de website. U kunt deze cookies niet uitzetten.
•    Voorkeurscookies: Deze cookies zorgen ervoor dat de website informatie kan onthouden die van invloed is op het gedrag en vormgeving van de website. Voorbeelden hiervan zijn het onthouden van de taal van uw voorkeur of de regio waar u woont.
•    Statistische cookies: Statistische cookies helpen ons om het gebruik van onze website goed in kaart te brengen en te analyseren. 
•    Marketingcookies: Deze cookies gebruiken we om bezoekers te volgen wanneer ze verschillende website bezoeken. Zo kunnen we individuele bezoekers relevante advertenties tonen.

Noodzakelijke cookies kunt u niet uitzetten. Voor de overige cookies kunt u zich afmelden door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Meer informatie over cookies vindt u in ons cookiebeleid.

Vastleggen communicatie

TAF kan telefoongesprekken opnemen en elektronische communicatie bewaren. Het opnemen van telefoongesprekken en het bewaren van elektronische communicatie en de verwerking daarvan door TAF hebben als doel:

• Het kunnen leveren van bewijs onder andere ten aanzien van interpretatieverschillen of onenigheid met betrekking tot de inhoud van het telefoongesprek;
• (Fraude)onderzoek en opsporing;
• Evalueren van de kwaliteit van onze dienstverlening;
• Trainings-, coachings- en beoordelingsdoeleinden;
• Opnames kunnen door TAF onder andere op basis van een wettelijke plicht worden verstrekt aan politie en justitie, aan het onderdeel van TAF belast met veiligheidszaken en/of aan functionarissen die handhaving van de bedrijfsregels tot taak hebben, zoals een compliance officer.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen 

Wij houden graag uw gegevens actueel. Wilt u weten of alle gegevens die wij van u hebben ook juist zijn, dan kunt u daar navraag naar doen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie,  verwijdering of beperking van de verwerking sturen naar ervaringen@taf.nl. Daarnaast kunt u verzoeken om uw gegevens over te dragen, aan uzelf of aan een derde.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. TAF zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Gebruik van chatbot (Digital Human “Bas”)

Algemeen
Op onze website maken wij gebruik van een interactieve chatbot (“Bas”), ook wel een digital human genoemd. Dit is een AI-systeem waarmee u via tekst en/of spraak kunt communiceren. De antwoorden worden automatisch gegenereerd door software en worden niet door een medewerker gegeven. 

De chatbot is bedoeld om algemene informatie te verstrekken over TAF, onze producten en onze dienstverlening. De chatbot neemt geen formele besluiten, verricht geen beoordeling van uw aanvraag of claim en doet geen toezeggingen namens TAF, als beschermd in artikel 22 AVG. Wanneer een vraag of verzoek tot een formele beoordeling, aanvraag, klachtbehandeling of besluit zou kunnen leiden, verwijst de chatbot u naar het juiste contactkanaal binnen TAF.

Antwoorden van een AI-systeem zijn niet altijd feitelijk juist, volledig of actueel. Wij adviseren u daarom om de informatie uit de chatbot niet als enige bron te gebruiken voor belangrijke beslissingen en bij twijfel contact op te nemen met een medewerker of deskundige.

U bent niet verplicht om persoonsgegevens met de chatbot te delen. Als u geen tekst of spraak invoert, kan de chatbot uw vraag niet beantwoorden, maar verder heeft dit geen gevolgen voor u.

Wij verzoeken u om geen gevoelige of bijzondere persoonsgegevens met de chatbot te delen, zoals gegevens over uw gezondheid, religie, politieke opvattingen, seksuele leven, ras of etnische afkomst, lidmaatschap van een vakbond of strafrechtelijk verleden. Deel ook geen wachtwoorden, betalingsgegevens of andere geheime informatie en geen gegevens van anderen dan uzelf. Hoe minder persoonsgegevens u deelt, hoe beter uw privacy beschermd is.

Als u desondanks zelf, actief en uit eigen beweging bijzondere persoonsgegevens met de chatbot deelt, verwerken wij deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk is voor de onder het kopje ‘Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens via de chatbot?’ genoemde doeleinden. In dat geval baseren wij de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens op de uitzondering dat u deze gegevens kennelijk zelf openbaar heeft gemaakt (artikel 9 lid 2 sub e AVG). Wij gebruiken deze gegevens niet voor profilering of marketing en verwijderen of anonimiseren deze gegevens conform de hieronder genoemde bewaartermijnen.

Welke gegevens verwerken wij via de chatbot?
Wanneer u gebruik maakt van de chatbot, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• de tekst die u intypt of inspreekt (gespreksinhoud);
• als spraak is ingeschakeld: uw spraakinvoer die in real-time wordt omgezet naar tekst. De spraakopname zelf wordt niet bewaard;
• de door de chatbot gegenereerde antwoorden, avatarbeelden en audio-output die aan u worden teruggestuurd;
• een sessie-identificator: een willekeurig gegenereerde code waarmee uw gesprek technisch wordt onderscheiden van andere gesprekken;
• het tijdstip van het begin en einde van het gesprek en de duur van het gesprek;
• technische gegevens, zoals IP-adres, browsertype, besturingssysteem en apparaattype;
• interactielogs, foutmeldingen en beveiligingslogs.

Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens via de chatbot?
Wij verwerken persoonsgegevens via de chatbot uitsluitend voor de onderstaande doeleinden.

1. Het voeren van het gesprek
   Wij verwerken uw input zodat de chatbot uw vraag kan beantwoorden. Bij gebruik van spraak wordt uw spraak in real-time omgezet naar tekst. Voor de werking van de avatar, de stem en de interactie maken wij gebruik van de techniek van Hibou B.V. en haar subverwerkers.
2. Technisch functioneren en troubleshooting
   Wij verwerken technische gegevens om de chatbot goed te laten functioneren, storingen op te sporen en op te lossen en de stabiliteit en beschikbaarheid van de dienst te bewaken.
3. Kwaliteitsborging en verbetering
   Wij analyseren gespreksinhoud en interactiegegevens om de kwaliteit van de antwoorden te bewaken, om te begrijpen welke vragen gebruikers stellen en om de kennisbank, instructies en werking van de chatbot te verbeteren. Deze analyse is niet bedoeld om u als individu te volgen of een persoonlijk profiel van u op te bouwen.
4. Beveiliging en logging
   Wij verwerken bepaalde gegevens om de chatbot te beveiligen tegen misbruik, fraude en ongeoorloofde toegang en om eventuele beveiligingsincidenten te kunnen detecteren en onderzoeken. Daarbij kan ook geautomatiseerde inhoudsfiltering plaatsvinden om misbruik en onrechtmatige output te voorkomen.
5. Anonimisering
   Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de hierboven genoemde doeleinden, kunnen deze gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd. Anonimisering betekent dat gegevens zodanig worden bewerkt dat zij niet meer tot u te herleiden zijn. Pas nadat gegevens daadwerkelijk anoniem zijn geworden, zijn het geen persoonsgegevens meer in de zin van de AVG.

Wat is de juridische basis?
De verwerking van persoonsgegevens via de chatbot baseren wij op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Ons gerechtvaardigd belang bestaat uit de doeleinden zoals genoemd onder ‘Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens via de chatbot?’. 

Wij hebben dit belang afgewogen tegen uw privacybelangen. Daarbij hebben wij passende waarborgen getroffen, zoals beperkte bewaartermijnen, toegangsbeperkingen, beveiligingsmaatregelen, het verzoek om geen gevoelige gegevens te delen en het uitgangspunt dat wij de chatbot niet gebruiken voor profilering, marketing of geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg.

Hoe lang bewaren wij chatbotgegevens?
Gegevens die via de chatbot worden verwerkt, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk. Voor chatbotgegevens gelden de volgende bewaartermijnen:

• gespreksinhoud (transcripten) en sessie-identificatoren: maximaal 15 maanden, waarna automatische verwijdering of anonimisering plaatsvindt;
• IP-adressen en serverlogbestanden: maximaal 15 maanden;
• beveiligingslogs: zolang als nodig is voor het beveiligingsdoel, met een maximum van 15 maanden;
• real-time spraak- en videostromen: deze worden niet opgeslagen en alleen gebruikt om het gesprek mogelijk te maken;
• geanonimiseerde gegevens: deze zijn geen persoonsgegevens meer en vallen daarom niet langer onder de bewaartermijnen van de AVG.

Deze bewaartermijnen kunnen afwijken van de bewaartermijnen die gelden voor andere persoonsgegevens binnen TAF, zoals gegevens in de polisadministratie, claimadministratie of elektronische communicatie.

Met wie delen wij chatbotgegevens?
Voor de werking van de chatbot maken wij gebruik van Hibou B.V., gevestigd te Amsterdam. Hibou levert de techniek van de digital human en treedt op als verwerker in de zin van de AVG. Hibou verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van onze instructies. Met Hibou hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan artikel 28 AVG.

Hibou kan voor de werking van de chatbot gebruik maken van subverwerkers, bijvoorbeeld voor:

• avatar- en spraakverwerking;
• real-time audio- en videocommunicatie;
• databasetechnologie voor het opslaan van transcripten en sessiegegevens;
• hosting- en serverinfrastructuur;
• technische implementatie, onderhoud en beveiliging.

Met deze subverwerkers zijn passende afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid. Een actuele lijst met subverwerkers kan op verzoek worden opgevraagd via het contactadres dat onder “Vragen?” is vermeld.

Daarnaast kunnen wij chatbotgegevens delen met overheidsinstanties, toezichthouders, opsporingsdiensten of juridische adviseurs als dit noodzakelijk is en wij daartoe wettelijk verplicht zijn of daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben. Wij verkopen uw gegevens niet aan derden.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Transcripten en sessiegegevens worden in beginsel opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Voor specifieke onderdelen van de chatbot, bijvoorbeeld real-time spraak- of avatarverwerking, kan het voorkomen dat gegevens tijdelijk worden verwerkt door dienstverleners buiten de EER, waaronder de Verenigde Staten.

Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen. Dat kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor zover de ontvangende partij daarbij is aangesloten, of door het sluiten van door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses).

Cookies en sessie-onderhoud bij de chatbot
Voor de werking van de chatbot kunnen wij gebruik maken van functionele cookies of vergelijkbare technologie waarmee uw sessie technisch wordt onderhouden. Dit is noodzakelijk om het gesprek tussen u en de chatbot goed te laten verlopen. Voor cookies die niet strikt noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor analyse of marketing, vragen wij vooraf uw toestemming via de cookiebanner. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid: https://www.taf.nl/algemeen/cookiebeleid.

Beveiliging van chatbotgegevens
Wij hebben samen met Hibou passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om chatbotgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Voorbeelden van maatregelen zijn versleutelde verbindingen, toegangsbeperkingen, logging en monitoring, scheiding tussen gespreksinhoud en technische gegevens waar mogelijk en toegang voor uitsluitend daartoe geautoriseerde medewerkers die aan geheimhouding zijn gebonden.

Klacht

Indien u niet tevreden bent over de afwikkeling van uw verzoek of over de gegevensverwerking in het algemeen, dan kunt u een klacht indienen. Bent u ondanks onze inspanningen niet tevreden over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

TAF neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via ervaringen@taf.nl

Nieuwe ontwikkelingen

De tekst van dit privacy statement kan door ons worden aangepast gelet op nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Het verdient daarom aanbeveling deze tekst met enige regelmaat te raadplegen wanneer u onze site bezoekt.

Vragen?

U kunt ons bereiken via: